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疫情期间如何高效远程办公

浏览量: 749 作者: 本站编辑 发布时间: 2020-02-06 来源: 本站

疫情居家隔离期间,应积极推行远程办公、在家办公,在线上与同事或工作任务项目小组进行跨地域远程协作。老板可以通过远程办公系统快速地安排工作,员工的工作任务、遇到的问题随时与主管在线沟通和交流,通过微信召开临时电话会议,建立定期沟通制度。

在疫情警报没有解除之前,有条件的企业可以采取“双‘1-3-1’工作法”的方式,实行远程办公。“1-3-1”工作法是指:

“1”即周一碰头,布置当周的总体工作任务和各人的工作安排,同时明确当周、每天、每人的里程碑节点,确保目标和路径协调一致。

“3”即周二至周四“3”天在家办公,在家办公期间,每天早上10分钟,部门或项目全员远程会议,再次明确当天各自工作任务;每天中午30分钟,进行例行沟通,确保需要多方协调互动的工作能够及时有效推进;每天晚上10分钟,进行总结复盘,汇报当天工作进展,提交工作成果,提出明日工作要求,做到“日事日清,日清日高”。

“1”即周五继续线上碰头,复盘当周工作完成情况,及时给予反馈,提出要求,总结经验,并形成新的“1-3-1”工作思路。

做好远程办公,要学会利用现有的即时通讯工具和办公协作工具。当然远程办公要想提高效率,还应该做好以下几点:

1、区分休息区和办公区,营造好的工作场景,避免“摸鱼”;

2、模拟真实办公状态,严格按照打卡时间,实行远程打卡;仪式感也很重要,只有营造了一种真实的工作氛围,才能实现高效的工作产出;

3、使用好在线沟通协作工具,如下工具分享;

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4、采取“双’1-3-1’工作法”,将目标任务合理分解,每周每日定期沟通和例会,提高协同性和目标一致性。

无论线上还是线上,远程还是现场办公,都是围绕目标和工作任务来进行。因此,工作目标的设定、分解和任务细分、工作节点、工具路径同样重要。

分布式远程办公虽然有利于应对疫情,但天然对工作效率产生影响,这就需要通过“目标、任务、控制点、举措、计划、责任人、标准、资源和支持”等方面形成系统思考,落实到日常工作表,将任务逐步细分至人头,细化工作和时间节点标准要求,才能实现协同和对齐。

1目标包括多个维度,公司层面,可以将目标拆分为部门层面,部门可以将目标拆分为小组层面,小组可以将目标拆分到个人层面。责任人则要将任务明确到人头,明确主责人和配合人,确保“事事承接目标,事事落实人头”。

2任务细分之后,由于缺乏管理人员及时的反馈,所以要将工作任务的标准也明确出来,包括结果的标准、动作的标准、能力的标准等方面,要尽可能用量化的方式,将任务明确化,提高导向作用。远程办公,无法得到及时有效的反馈,员工的激励也是需要关注的核心问题。

①疫情期间,首先要做好关怀激励,保障好员工的人身和心理健康。

②薪酬激励既要关注员工的获得感,也要关注企业的人工成本可控性,要做好固定薪酬和浮动薪酬的搭配,确保“劳有所得,绩有所得”。

③绩效激励要关注结果,更要关注过程。

④在总体成本可控前提下,除了关怀激励、薪酬激励和绩效激励等物质激励外,还应关注非物质激励的手段和方式。

⑤文化激励则要在非常时期,强化使命和责任意识,让员工明白工作的价值和意义,从“要我干”成为“我要干”。

⑥认可激励。当然,员工是脆弱的,在工作的高标准、严要求下,还应给予一定的认可激励,让员工得到赏识和认可,顺心、开心、舒心的工作。

此外,缺乏社会归属感的远程办公,结合线上化手段,可以采取一些PK赛、排行榜、虚拟币、社群官的游戏化激励手段和方式,让工作变得更有趣味,让员工变得更有激情。

最后,要有爱。没有爱的激励,仅仅只是交易。有爱之后,才会从利益共同体,形成命运共同体,才可以共同应对危机,攻坚克难。

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