怎样在疫情状况下正确合理的开展外贸工作?

浏览量: 1448 作者: 本站编辑 发布时间: 2020-02-06 来源: 本站

  自新型冠状病毒疫情爆发以来,对国家、企业、线下门店等各行各业都产生了不小的经济影响,不仅是对做国内销售的企业产生了不小的影响,对外贸企业也产生了不小的直接和间接影响,那么新型冠状病毒疫情下,我们应该怎样合理正确的展开工作安排,会让自己在这次危机中减少损失和影响,抢得生机和主动权。同时我们要明白,要想做到合理正确展开工作,首先我们要明确疫情下的工作方向和原则,梳理后可以主要集中在以下三点:

  01.排查降低潜在风险;

  02.通知维护关联客户;

  03.努力保障稳定生产。

  排查降低潜在风险主要包括:

  01.排查在手订单,关注履约风险

  建议全面梳理和评估在手订单,对于受到延期复工影响的可能延迟交付的订单,及时与买家沟通,说明相关情况,争取通过书面形式(邮件、补充协议、重签合同等)与买家延长交货期。对于受疫情影响确定无法履约的订单,建议及时与买家协商一致解除合同,必要时可以向中国贸促会(https://www.rzccpit.com/)申请办理出具不可抗力相关的事实性证明,降低后期被买家反索赔风险,具体申请办理方法可在官方操作指导下进行。

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  02.提前安排运输,关注物流风险

  目前部分地区受疫情影响交通暂时受阻,因此应注意避免因物流原因导致的迟出运。特别是贸易中采用L/C支付方式下,应密切关注最迟装船日期,必要时与买家协商修改最迟装船日,预留好充足的装船期,避免交单时产生不符点。同时,建议积极关注国内港口、机场等重要交货地点的运营情况,如果因疫情原因导致暂时封闭的,及时变更物流与仓储。

  03.梳理上游客户,关注供应链风险

  建议积极与国内供应商保持密切联系, 评估供应商受疫情影响程度,确认复工时间、发货安排等最新情况。对于上游供应较为紧张的情况,必要时制定国内供应商的备选方案或适当增加库存,确保原材料供应安全。

  04.敦促买方履约,关注收汇风险

  如遇海外买家询问,建议积极与买家沟通,如实 告知疫情现状及最新进展,打消买家疑虑。如遇海外买家因疫情原因提出拒收货物或者拖欠货款,出口企业应向买家明确指出此次WHO公布的临时建议并不包含可能限制出口的贸易措施,据理力争并妥善保存相关证据。

  通知维护关联客户主要包括:

  01.整理下单待生产和待出货的客户,与工厂确认交期,与物流公司确定出货安排, 和客户协商最佳的解决办法。

  02.对重要的客户,可以以公司总经理名义邮件拜访,邮件主题可以围绕“坚定信心,展望未来的合作”,突出强调疫情下我们所采取的防护措施(卫生)和产能调整方法(供应稳定), 打造“安全卫生、保质保量、准时交货”的供应商形象。

  03.整理已成交的老客户信息资料,与客户密切沟通, 共同制定新一年的采购计划和生产安排。

  04.整理未成交的新客户信息资料,与客户密切沟通,突出我们针对疫情所采取的措施, 争取让客户把我们列为备选供应商。

  05.根据市场变化和产品特性, 调整和优化待执行的推广方案和策略。

  06.关注各国的贸易政策、出入境政策的变化,以及各航空公司、船公司的政策变化。与客户提前沟通,共同寻找应对和解决的最佳方案。

  特别提醒:这里我要特别强调一点,相信下图内的信息非常非常多的外贸人都看到过,或许还有非常非常多的外贸人按照这个照搬回复客户。 我个人认为这个回复是非常不严谨,且绝对错误的回复模板。

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  姑且不说这段话的语病,也不谈这段话本身毫无说服力。我们要明白一件事情, 任何一位国外客户,他都联系着许多中国供应商。试想一下,如果客户得到的都是这样的一个回复,他的感受会是什么呢?这就和很多人写开发信一样,喜欢照搬模板和通篇只在开发信里写自己有多好,却不去思考客户会相信多少, 所以一定得不到好的效果和反馈。

  针对新型冠状病毒疫情, 我觉得最重要的是要告诉客户:你在疫情下采取了哪些具体措施,让那些无论是你已经成交的老客户,还是未成交的新客户都知道,所有和你合作的客户,你为他们所提供的产品服务里,加入了完善的防疫措施这一步。 你的公司已经建立了防疫方案,以打消客户对自己如果在你这里采购货物,能否安全交付的疑虑。(整个公司办公、生产、包装、运输等具体工作中,进行的防疫消毒工作都可以拍照和录制视频。)

  根据自己和对应客户的情况, 组织有情感和实际意义的文字,用以回复客户。对那些对疫情担忧和疑虑较大的客户,还可以借助一些第三方机构来增加说服力。

  例如 世界卫生组织(WHO)在Twitter上的说明:

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  总之,在大的层面,我们完全有信心和能力,打赢这场疫情防控阻击战,让客户能感受到你的积极和自信。在具体到产品层面,公司已经建立了实际且有效的防疫方案,具体的防疫措施已经在实施,并且配上照片+视频等,让客户知道这已经是你们公司工作生产的遵守标准之一。

  努力保障稳定生产包括:

  01.明确具体复工时间、生产能力和当地的物流情况。

  02.所有人戴口罩上班,定期做好办公室的病毒消杀工作,杜绝感染。

  03.复工人员及待复工人员的来源地统计和身体检查工作,对有感染可能和发热的人员进行报备和紧急处理。

  04.盘点现有库存,整理物料空缺情况,优先补齐用于现有订单生产的物料(若物料价格稳定,可以提前准备下个月的关键物料,防止疫情影响导致后期订单爆发,供应紧张)。

  05.根据生产安排,计算所需的车间人员和班次(工时),调整人员工作。

  06.明确物流公司的运输情况。

  总之,结合自身情况, 多思考存在的问题,明确工作的重点方向,梳理工作的目标和内容, 并制定出相应的工作计划去认真实施。

  同时 针对疫情下很多外贸人在家办公的情况,更考验个人的自我管理水平。我的建议是准时起床,穿戴整齐,开辟专门的办公场所,绝不在工作场所做工作以外的事情,并清晰的区分好工作和休息时间。

  我坚信疫情会得以控制,也很快就会过去。因为我相信科学技术,相信医疗水平,也相信那些奋战在抗击疫情一线的“战士”们。

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